INSTRUKCIJA
Darbo grafikų modulis skirtas darbuotojų darbo laiko planavimui, darbo normų kontrolei ir darbo grafiko valdymui organizacijoje.
Šiame modulyje galima:
Darbo grafikų modulis prieinamas vartotojams, kuriems suteiktos teisės dirbti su darbo grafikais.
Darbo grafikų modulio prieiga ir pagrindiniai veikimo nustatymai valdomi sistemos nustatymuose. Čia galima nustatyti, kurie administratoriai turės prieigą prie darbo grafikų modulio, kaip bus skaičiuojamos darbo valandos tabelyje bei kiek pirmųjų ligos dienų apmoka darbdavys.
Šis nustatymas leidžia pasirinkti, kaip tabelyje bus skaičiuojamos darbo valandos, kai pamaina prasideda vieną dieną, o baigiasi kitą.
Šis nustatymas leidžia pasirinkti administratorius, kurie galės kurti, redaguoti ir trinti darbo grafikus bei suteikti prieigos teises kitiems darbuotojams.
Šis nustatymas nurodo, kiek pirmųjų laikino nedarbingumo dienų apmoka darbdavys pagal įmonėje taikomą tvarką.
Įveskite reikiamą dienų skaičių ir išsaugokite pakeitimus.
Normų valdymo funkcionalumas naudojamas darbo laiko, viršvalandžių ir poilsio reikalavimams apibrėžti.
Normų valdymo lange kuriamos ir administruojamos normos, kurios naudojamos darbo grafikų tikrinimui bei darbo laiko reikalavimų kontrolei. Sukurtos normos gali būti taikomos vienam arba keliems darbo grafikams. Sistema, sudarant ar redaguojant grafiką, tikrina suplanuotas pamainas pagal priskirtas normas ir informuoja apie galimus neatitikimus.
Normų valdymo funkcionalumas suskirstytas į tris pagrindines kategorijas:
Darbo laiko normos naudojamos nustatyti leistiną darbo valandų kiekį pasirinktam apskaitos tipui ir grafikui, planuojant darbuotojų darbo laiką ir vertinant jo atitikimą nustatytoms normoms.
Kuriant darbo laiko normą pirmiausia reikia pasirinkti apskaitos tipą.
Lauke Taikoma grafikuose pasirenkami darbo grafikai, kuriems bus taikoma kuriama norma. Viena norma gali būti priskirta keliems grafikams.
Laukuose Galioja nuo ir Galioja iki nustatomas normos galiojimo laikotarpis. Jeigu galiojimo pabaigos data nenurodoma, norma galios neribotą laiką.
Įjungus nustatymą „Taikyti etato daugiklį“, darbo laiko norma automatiškai perskaičiuojama pagal darbuotojui nustatytą etato dydį. Pavyzdžiui, jei darbo laiko norma yra 40 valandų per savaitę, o darbuotojas dirba 0,5 etato, jam bus taikoma 20 valandų savaitės norma.
Darbo laiko norma gali būti skaičiuojama pagal laikotarpį arba pagal dienos grafiką.
Skaičiavimas pagal laikotarpįPasirinkus šį būdą, norma nustatoma pasirinktam laikotarpiui. Galima nurodyti laikotarpio trukmę ir jo matavimo vienetą, pavyzdžiui, 2 savaites, 3 mėnesius ar 1 metus.
Savaitės normoms nurodoma darbo valandų norma, kuri turi būti išdirbta per pasirinktą laikotarpį.
Pasirinkus mėnesio arba metų laikotarpį, darbo laiko norma gali būti nustatoma individualiai arba apskaičiuojama pagal darbo laiko kalendorių.
Pasirinkus šį būdą, darbo laiko norma nustatoma kiekvienai savaitės dienai atskirai.
Viršvalandžių normos naudojamos nustatyti leistiną viršvalandžių kiekį pasirinktam apskaitos tipui ir grafikui. Sistema, tikrindama grafiką, padeda identifikuoti situacijas, kai suplanuotas darbo laikas viršija nustatytas viršvalandžių ribas.
Kuriant viršvalandžių normą pirmiausia reikia pasirinkti apskaitos tipą.
Lauke Taikoma grafikuose pasirenkami darbo grafikai, kuriems bus taikoma kuriama viršvalandžių norma. Viena norma gali būti priskirta keliems grafikams.
Laukuose Galioja nuo ir Galioja iki nustatomas viršvalandžių normos galiojimo laikotarpis. Jeigu galiojimo pabaigos data nenurodoma, norma galios neribotą laiką.
Įjungus nustatymą „Taikyti etato daugiklį“, viršvalandžių norma gali būti proporcingai perskaičiuojama pagal darbuotojui nustatytą etato dydį.
Viršvalandžių norma gali būti skaičiuojama pagal laikotarpį arba pagal dienos grafiką.
Skaičiavimas pagal laikotarpįPasirinkus šį būdą, norma nustatoma pasirinktam laikotarpiui. Galima nurodyti laikotarpio trukmę ir jo matavimo vienetą, pavyzdžiui, 2 savaites, 3 mėnesius ar 1 metus.
Nurodomas laikotarpio ilgis ir viršvalandžių norma, kurios neturėtų viršyti suplanuotas darbo laikas. Sistema tikrina, ar grafike suplanuoti viršvalandžiai neviršija nustatytos ribos.
Skaičiavimas pagal dienos grafikąPasirinkus šį būdą, viršvalandžių riba nustatoma kiekvienai savaitės dienai atskirai.
Galima nurodyti skirtingą leistiną viršvalandžių kiekį kiekvienai savaitės dienai pagal organizacijoje taikomą darbo režimą.
Poilsio normos naudojamos minimaliems poilsio reikalavimams apibrėžti. Jos padeda tikrinti, ar sudarant darbo grafiką tarp pamainų, per savaitę arba pamainos metu išlaikomas nustatytas poilsio laikas. Sistema automatiškai vertina suplanuotas pamainas ir informuoja apie galimus poilsio normų pažeidimus, kad darbo grafikai būtų sudaromi laikantis įmonės taisyklių ir teisės aktų reikalavimų.
Kuriant poilsio normą pirmiausia reikia pasirinkti apskaitos tipą ir poilsio normos tipą.
Lauke Taikoma grafikuose pasirenkami darbo grafikai, kuriems bus taikoma kuriama poilsio norma.
Laukuose Galioja nuo ir Galioja iki nustatomas poilsio normos galiojimo laikotarpis.
Poilsio normos tipas nurodo, kokio pobūdžio poilsio reikalavimas bus tikrinamas darbo grafike.
Pasirinkus poilsio tipą Poilsis per pamainą arba Tarp pamainų poilsis, galima nurodyti, po kiek išdirbto laiko darbuotojui turi būti suteikiamas poilsis ir kokia minimali jo trukmė. Pavyzdžiui, galima nustatyti, kad po 4 valandų darbo darbuotojui turi būti suteikta bent 30 minučių trukmės pertrauka. Sistema tikrins, ar suplanuotas darbo laikas atitinka šiuos reikalavimus ir informuos apie galimus neatitikimus grafike.
Darbo grafikas apibrėžia darbuotojų grupę, taikomas darbo laiko normas ir užimtumo suvestines. Sukūrus grafiką, jame vėliau planuojamos pamainos, priskiriami darbuotojai ir atliekami darbo laiko skaičiavimai.
Paspaudus mygtuką Sukurti grafiką, atidaroma naujo grafiko kūrimo forma.
Kuriant grafiką privaloma užpildyti tik lauką Pavadinimas. Visus kitus nustatymus galima pasirinkti vėliau redaguojant grafiką.
Skirtuke Teisės galima pasirinkti darbuotojus, kurie galės redaguoti grafiką, bei darbuotojus, kurie turės teisę grafiką tik peržiūrėti.
Skirtuke Normos pasirenkamos darbo laiko, viršvalandžių ir poilsio normos, kurios bus taikomos grafike.
Kiekviena norma gali būti įjungta arba išjungta naudojant būsenos jungiklį. Grafike galima naudoti kelias skirtingų tipų normas, priklausomai nuo organizacijos poreikių.
Skirtuke Suvestinės pasirenkama, kokios užimtumo suvestinės bus rodomos grafike prie darbuotojų.
Suvestinės leidžia stebėti darbuotojų darbo laiko balansą pagal savaitės, mėnesio ar kitus laikotarpius. Kiekvieną suvestinę galima įjungti, išjungti arba redaguoti atskirai.
Užpildžius privalomą informaciją ir pasirinkus pageidaujamus nustatymus, paspauskite Sukurti.
Atidarius sukurtą darbo grafiką, rodomas jo pildymo langas. Jame galima pasirinkti darbuotojus, planuoti jų darbo ir poilsio laiką, peržiūrėti užimtumo suvestines bei stebėti grafike nustatytų normų pažeidimus.
Grafiko pildymo langą sudaro keturios pagrindinės sritys:
Prieš pradedant pildyti grafiką, į jį reikia įtraukti darbuotojus. Darbuotojai gali būti pridedami dviem būdais:
Kairėje grafiko pusėje, skiltyje Darbuotojai, paspauskite Pridėti. Atsidarys darbuotojų pridėjimo langas, kuriame rodomas pildomo grafiko pavadinimas.
Lauke Darbo vieta pasirinkite, kaip darbuotojai bus rodomi grafike:
Darbo vieta naudojama darbuotojams sugrupuoti ir bendram tos darbo vietos grafikui sudaryti. Darbo vieta gali reikšti padalinį, komandą, aptarnavimo vietą, postą ar kitą organizacijoje naudojamą darbuotojų grupę.
Paspaudus Sukurti darbo vietą, atidaroma darbo vietos kūrimo forma.
Pasirinkę darbo vietą, paspauskite Pasirinkite darbuotojus. Atsidariusiame lange pateikiami darbuotojai, kuriuos galima įtraukti į grafiką.
Darbuotojų sąrašą galima susiaurinti keliais būdais:
Norėdami pasirinkti darbuotoją, pažymėkite langelį jo eilutėje. Pažymėjus langelį lentelės antraštėje, pasirenkami visi tuo metu sąraše rodomi darbuotojai. Viršuje esantis skaičius parodo, kiek darbuotojų pasirinkta.
Paspaudus rodyklę prie pasirinkto darbuotojų skaičiaus, išskleidžiamas pasirinktų darbuotojų sąrašas.
Baigę rinktis darbuotojus, paspauskite Išsaugoti. Darbuotojai bus įtraukti į pasirinktą darbo vietą arba į sąrašą Darbuotojai be darbo vietų.
Sukurtos darbo vietos rodomos kairėje grafiko pusėje, virš joms priskirtų darbuotojų. Prie darbo vietos pavadinimo pateikiami šie veiksmai:
Darbo vietos eilutėje kalendoriuje rodomas bendras darbo vietos grafikas, o žemiau pateikiami jai priskirtų darbuotojų individualūs grafikai. Tai leidžia vienoje vietoje matyti, kokio darbo laiko reikia darbo vietai ir kaip jis paskirstytas darbuotojams. Virš kalendoriaus sistema taip pat gali rodyti nepadengtų darbo vietų skaičių.
Užvedus pelės žymeklį ant darbuotojo vardo kairėje esančiame darbuotojų sąraše, parodomi papildomi darbuotojo valdymo veiksmai.
Paspaudus darbuotojo perkėlimo piktogramą, atidaromas langas Perkelti darbuotoją.
Tas pats darbuotojas gali būti įtrauktas ir į kitą darbo grafiką. Jeigu pasirinktu laikotarpiu jo darbo laikas jau suplanuotas kitame grafike, ši informacija rodoma pilkame fone.
Pilkame fone rodomas laikas padeda atskirti kitame grafike suplanuotas pamainas nuo šiame grafike pildomų pamainų. Šios valandos įtraukiamos į bendrą darbuotojo darbo laiką ir užimtumo suvestines.
Dešinėje grafiko pusėje esanti skiltis Darbo/poilsio laikas naudojama grafike taikomiems darbo laikams ir pertraukoms sukurti. Skiltį sudaro trys kortelės:
Jeigu pasirinkto tipo įrašų nėra, skiltyje rodomas informacinis pranešimas. Naujas įrašas kuriamas skilties apačioje paspaudus pridėjimo mygtuką.
Kortelėje Darbuotojo paspauskite Pridėti darbuotojo laiką. Atsidarys langas Darbo laikas.
Sukurtas darbo laikas pateikiamas kortelėje Darbuotojo. Prie įrašo rodoma pradžia, pabaiga, trukmė ir pasirinkta spalva. Naudojant šalia esančias piktogramas darbo laiką galima redaguoti arba ištrinti.
Darbo vietos laikas nurodo, kuriuo metu darbo vieta turi būti padengta ir kiek darbuotojų tuo metu joje turi dirbti. Kortelėje Darbo vietos paspauskite darbo vietos laiko pridėjimo mygtuką.
Pagal nurodytą darbuotojų skaičių sistema vertina, ar darbo vietos poreikis padengtas. Grafike automatiškai patikrinama, ar numatytas pakankamas darbuotojų kiekis, ir pažymimos vietos, kuriose darbuotojų trūksta. Nepadengtų darbo vietų skaičius rodomas virš kalendoriaus.
Kortelėje Pertraukos kuriamos darbo metu taikomos pertraukos. Pertraukos nustatymuose nurodoma jos pradžia, trukmė, įtraukimas į darbo laiką ir darbuotojų išėjimo į pertrauką tvarka.
Darbuotojų sąraše nustatoma, kokia tvarka darbuotojai bus leidžiami į pertrauką. Pertraukos skiriamos pagal sąrašo eiliškumą: pirmiausia pirmam darbuotojui, po to antram ir taip toliau.
Darbuotojų eiliškumą galima keisti prie darbuotojo esančiomis rodyklėmis aukštyn ir žemyn. Sudarytas eiliškumas taikomas automatiškai paskirstant pertraukas ir matomas grafiko dieniniame rodinyje.
Lauke Darbuotojų kiekis vienu metu išeinantis į pertrauką pasirinkite:
Užpildę pertraukos laiką ir paskirstymo nustatymus, paspauskite Išsaugoti.
Sukūrus darbuotojo, darbo vietos ir pertraukų laikus, juos galima pritaikyti grafiko kalendoriuje. Laikas pirmiausia pasirenkamas dešinėje esančioje skiltyje Darbo/poilsio laikas, o tada pažymimos kalendoriaus dienos, kurioms jis turi būti taikomas.
Įrašytame darbo vietos laike rodoma jo pradžia, pabaiga ir darbuotojų poreikio santykis. Pavyzdžiui, reikšmė 0 / 1 reiškia, kad darbo vietai reikia vieno darbuotojo, tačiau tuo metu jai dar nepriskirtas nė vienas darbuotojas.
Nepadengtas darbo vietos laikas pažymimas raudonais indikatoriais. Virš kalendoriaus taip pat rodomas bendras nepadengtų darbo vietų skaičius.
Priskyrus darbuotojo laiką, darbo vietos poreikio santykis perskaičiuojamas. Kai suplanuotas reikiamas darbuotojų skaičius, nepadengtos darbo vietos indikatorius pašalinamas.
Kairėje prie darbuotojo rodomos užimtumo suvestinės perskaičiuojamos pildant grafiką. Užvedus pelės žymeklį ant suvestinės juostos, galima peržiūrėti laikotarpį, normą, suplanuotą laiką ir jų skirtumą.
Užvedus pelės žymeklį ant kalendoriaus įrašo, rodoma jo data ir darbo laikas. Paspaudus įrašą dešiniu pelės mygtuku, atidaromas veiksmų meniu.
Priklausomai nuo pasirinkto įvykio, galima:
Suplanavę darbuotojų darbo laiką, viršutinėje įrankių juostoje paspauskite Generuoti pertraukas. Sistema pritaikys sukurtus pertraukų nustatymus suplanuotoms darbuotojų pamainoms.
Sėkmingai atlikus veiksmą, parodomas pranešimas Pertraukos sėkmingai sugeneruotos. Konkrečiam įvykiui pritaikytas pertraukas galima peržiūrėti ir pakeisti pasirinkus Redaguoti pertraukas įvykio veiksmų meniu.
Virš kalendoriaus rodomi du kontrolės rodikliai:
Prie darbuotojo rodomas įspėjimo indikatorius nurodo, kiek jo grafike aptikta normų pažeidimų. Paspaudus indikatorių, atidaromas langas Darbuotojo grafiko informacija.
Lango viršuje pateikiamas konfliktų, darbo laiko, viršvalandžių ir poilsio laiko pažeidimų skaičius bei apskaitos suvestinė. Skirtuke Įspėjimai rezultatai suskirstyti į darbo laiko, viršvalandžių ir poilsio laiko dalis. Skirtuke Apskaita galima peržiūrėti darbuotojo apskaitos informaciją, pavyzdžiui, dirbtą laiką, atostogas ir nedarbingumą.
Įrašus galima filtruoti pagal būseną:
Grafiko kopijavimas naudojamas, kai jau suplanuotą darbo vietos arba darbuotojo darbo laiką reikia pritaikyti kitai darbo vietai, darbuotojams ar kitam laikotarpiui. Viršutinėje įrankių juostoje paspauskite Kopijuoti grafiką.
Kopijavimo lange galima pasirinkti vieną iš dviejų būdų:
Vertikalų kopijavimą naudokite, kai vienos darbo vietos ar darbuotojo pasirinktos dienos grafiką norite perduoti kitai darbo vietai arba darbuotojams.
Horizontalų kopijavimą naudokite, kai to paties darbuotojo arba darbo vietos jau suplanuotą laiką reikia pakartoti kitomis dienomis.
Pažymėtos datos abiejuose kalendoriuose parodo, kuri darbo laiko seka kopijuojama ir nuo kurios datos ji bus pritaikyta. Nukopijuotas laikas iš karto parodomas pagrindiniame grafiko kalendoriuje.
Viršutinėje grafiko juostoje pateikiami kalendoriaus peržiūros, nustatymų, kontrolės ir duomenų atsisiuntimo veiksmai. Šioje juostoje taip pat rodomas nepadengtų darbo vietų bei grafiko konfliktų skaičius.
Mygtukas Generuoti pertraukas aprašytas dalyje Darbo laiko planavimas kalendoriuje, o mygtukas Kopijuoti grafiką – dalyje Grafiko kopijavimas.
Paspaudus kalendoriaus su laikrodžiu piktogramą, atidaromas Darbo laiko kalendorius. Jame pateikiami pasirinktų metų mėnesiai ir pagrindinė darbo laiko informacija.
Kalendoriuje galima peržiūrėti:
Lauke Metai galima pasirinkti kitus metus ir peržiūrėti jų darbo laiko kalendorių.
Užvedus pelės žymeklį ant klaviatūros piktogramos, parodoma greitųjų veiksmų atmintinė.
Rodinio pasirinkimo meniu galima perjungti Mėnesio arba Dienos rodinį.
Paspaudus Nustatymai, atidaromas pasirinkto grafiko nustatymų langas. Jame galima pakeisti grafiko pavadinimą ir valdyti skirtukus Teisės, Normos bei Suvestinės.
Skirtuke Teisės galima pasirinkti:
Darbuotojus galima pridėti paspaudus Pasirinkite darbuotojus, o pašalinti – minuso piktograma jų eilutėje. Atlikę pakeitimus paspauskite Išsaugoti.
Skirtuke Normos rodomos grafike galimos darbo laiko, viršvalandžių ir poilsio normos.
Prie kiekvienos normos pateikiamas jos galiojimas, dydis, apskaitos tipas ir informacija, ar norma proporcinga darbuotojo etatui. Būsenos jungikliu galima pasirinkti, kurios normos bus taikomos grafikui.
Skirtuke Suvestinės galima pasirinkti, kurios užimtumo suvestinės bus rodomos prie darbuotojų. Įjungtos suvestinės padeda stebėti suplanuotą laiką ir jo balansą pagal pasirinktus laikotarpius.
Norėdami atsisiųsti grafiko duomenis, paspauskite rodyklę prie mygtuko Atsiųsti (*.xlsx). Atsidariusiame sąraše pasirinkite siūlomą failo versiją, pavyzdžiui, Atsiųsti versiją v0.3.1 (*.xlsx).
Sistema paruoš ir atsisiųs grafiko duomenų failą „Excel“ formatu. Versijos numeris atsisiuntimo meniu gali keistis, kai atnaujinama eksportuojamo failo struktūra.